在國際貿易中，當物品運往國外時，訂艙所產生的費用就是訂艙費，而如何訂艙是每個交易的買方值得關注的話題。


盡管如此，對于做出口交易的買家而言，懂得如何訂艙是件很有必要的事情，特別是當物品運往國外市場的時候，如何訂艙是個不容忽視的問題。

一般而言，訂艙是托運人或其代理人根據其具體需要，選定適當?shù)拇跋虺羞\人以口頭或訂艙函電進行預約申請貨物運輸，并填寫貨物(進)出口委托書。訂倉單上通常會有貨名，重量及尺碼、起運港，目的港、收發(fā)貨人、船名等內容。

承運人對這種申請(預約)給予承諾后，就會在艙位登記薄上登記，即表明承托雙方已建立了有關貨物運輸?shù)年P系，并著手開始貨物裝船承運的一系列準備工作。

如何訂艙
1、繕制委托書（十聯(lián)單）；
制單時應最大程度保證原始托單的數(shù)據正確、相符性，以減少后續(xù)過程的頻繁更改。
加蓋公司訂艙章訂艙：需提供訂艙附件的（如船公司價格確認件），應一并備齊方能去訂艙。取得配艙回單，摘取船名、航次、提單號信息。

2、做箱
門到門：
填妥裝箱計劃中：做箱時間、船名、航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數(shù)、體積、門點、聯(lián)系人、電話等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
3、內裝
填妥裝箱計劃中:船期船名航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數(shù)、體積、進艙編號等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。取得兩種做箱方法所得的裝箱單（CLP）。

在訂艙前需要哪些準備
確定貨物數(shù)量（凈重、毛重）、體積、包裝方式、報裝件數(shù)、可送貨的時間、預計離港的時間，廣泛詢價。確認船公司和貨代后，制做訂艙委托傳真給對方，委托上注明發(fā)貨人、收貨人、通知人、目的港、箱型、箱量等英文信息以及貨物描述等。

貨代訂艙后會給買方配載通知，告知船名航次、提單號、送貨時間、送貨場地、聯(lián)系人及電話。

買方按配載送貨。然后制做發(fā)票、箱單、準備核銷單、產品說明書、報關委托書、外銷合同等文件，轉交貨代或者電子商務網行報關。

貨代會找買方確認提單內容，確認無誤，貨物離港后，正本提單會簽發(fā)給買方。到此，訂艙及裝運流程結束，剩下的就是交單結算核銷。
總而言之，訂艙是托運人或其代理人根據其具體需要，選定適當?shù)拇\公司向承運人以口頭或訂艙函電方式進行預約申請貨物運輸。在運輸過程中，賣方需向買方表明清楚如何訂艙以及訂艙費用由誰來繳付。